Organizační odbor (ORG)

Vedoucí odboru: Mgr. Diana Matějčková
Telefon: 378 036 108
e-mail: matejckova@plzen.eu

Pracovní náplň odboru:

Kancelář tajemníka:

• Koordinuje přípravu pracovního plánu ZMO 1 a RMO 1 dle dispozic starosty MO 1 a tajemníka ÚMO 1.
• Shromažďuje podklady pro jednání ZMO 1 a RMO 1, zabezpečuje přípravy zasedání a schůzí zastupitelstva a rady po stránce technické a organizační.
• Vede centrální evidenci usnesení ze zasedání ZMO 1 a schůzí RMO 1 a usnesení Zastupitelstva města Plzně a Rady města Plzně, týkajících se MO 1, sleduje plnění těchto usnesení.
• Zúčastňuje se zasedání ZMO 1, RMO 1 a pořizuje zápisy a usnesení z jejich jednání a zajišťuje jejich distribuci.
• Vede evidenci členů komisí RMO 1 a výborů ZMO 1.
• Zabezpečuje informační servis a jiné služby pro členy ZMO 1.
• Zajišťuje kompletní servis, týkající se voleb do zákonodárných sborů a zastupitelstev. Připravuje materiály v souladu s příslušnými zákony o volbách, zajišťuje vydání oznámení o konání voleb, připravuje okrskové komise pro svoji činnost, provádí proškolení členů volebních okrskových komisí, zajišťuje doručení hlasovacích lístků voličům, vybavuje komise veškerým materiálem včetně uren a zástěn. Zajišťuje pronájem příslušných místností a po ukončení voleb provádí archivaci a skartaci dle příslušných právních předpisů.
• Obdobným způsobem jako volby do zákonodárných sborů a zastupitelstev zajišťuje také referendum.
• Spolupracuje s Českým statistickým úřadem při zajišťování sčítání lidu.
• Vede administrativu sekretariátu starosty, místostarostů, tajemníka, uvolněného předsedy kontrolního výboru a uvolněného předsedy finančního výboru.
• Zabezpečuje administrativu související s autoprovozem (žádanky k přepravě, kniha jízd, měsíční výkaz jízd a půjčování CCS karet).
• Zajišťuje přepravu osob pro potřeby ÚMO Plzeň 1 a vedení MO Plzeň 1.
• Zajišťuje v budově úřadu běžnou údržbu a opravy menšího rozsahu.

Na úseku recepce:

• Zabezpečuje činnost recepce, tzn. odemykání a uzamykání budovy.
• Vydává klíče od kanceláří a zasedacích místností jednotlivým zaměstnancům úřadu.
• Podává informace občanům o tom, který zaměstnanec vykonává požadovanou agendu, ve kterém patře a čísle dveří jej občané zastihnou.
• Zaznamenává odchody a příchody zaměstnanců z budovy úřadu včetně hodiny a důvodu odchodu a hodiny návratu do budovy úřadu.
• Na vyžádání jednotlivých zaměstnanců spojuje mimoplzeňské telefonní hovory.
• V době přestávky na oběd a v době před stanovenou pracovní dobou a po skončení stanovené pracovní doby zabezpečuje funkci podatelny, tzn. přijímá od občanů písemnosti. Tyto písemnosti označí podacím razítkem a zaznamená jejich přijetí do podací knihy a na základě přání občana potvrdí podacím razítkem i kopii písemnosti, která zůstává v držení občana.

Oddělení vnějších vztahů:

• Zajišťuje agendu akcí, které pořádá nebo spolupořádá MO 1.
• Spolupracuje se základními školami, zájmovými kroužky a sportovními organizacemi při pořádání různých turnajů, soutěží apod.
• Organizuje sportovní a kulturní akce ve Sport parku 1 ve spolupráci se správcem Sport parku 1
• Zabezpečuje vydávání zpravodaje Plzeňská jednička včetně inzerce a distribuce.
• Shromažďuje příspěvky do zpravodaje Plzeňská jednička, koordinuje jejich získávání.
• Spolupracuje s médii při zajišťování informovanosti obyvatel MO 1 o akcích pořádaných MO 1.
• Zabezpečuje výběr témat pro obvodní zpravodajství ve vybraných médiích včetně činností s tím spojených.
• Zajišťuje činnosti při správě obvodních webových a facebookových stránek, shromažďování textového a grafického materiálu vytváření (plnění, editace, aktualizace obsahu) obvodních webových a facebookových stránek.
• Zajišťuje pořizování fotodokumentace, archivuje a upravuje fotografie pro potřebu MO 1.
• Zajišťuje činnosti tiskové mluvčí ÚMO Plzeň 1.
• Zajišťuje agendu objednávek.
• Zajišťuje agendu užívání loga MO 1.
• Zajišťuje agendu pořizování a evidence propagačních předmětů.
• Zajišťuje agendu placených a neplacených letáků jejich vyvěšení v informačních tabulích umístěných v obvodu MO 1 a ve vestibulu úřadu.
• Zajišťuje agendu Klubu Jednička.
• Zajišťuje péči o seniory obvodu – vstupenky do divadla, organizace zájezdů a kulturních akcí.
• Sestavuje rozpočet úseku vnějších vztahů a kontroluje jeho čerpání.

Personální a mzdové oddělení:

• Zajišťuje agendu uzavírání a ukončování pracovního poměru a vede evidenci zaměstnanců.
• Zabezpečuje archivaci osobních spisů a jejich třídění.
• Zabezpečuje účast zaměstnanců na školení a odborném vzdělávání, vede plán vzdělávání.
• Vyhotovuje dohody o hmotné odpovědnosti.
• Provádí kontrolu evidence docházky všech zaměstnanců prostřednictvím programu DOCHÁZKA, aktivuje zaměstnancům Plzeňské karty.
• Provádí kontrolu dodržování stanovených podmínek při využívání výhod poskytovaných na základě kolektivní smlouvy.
• Připravuje podklady pro čerpání Sociálního fondu.
• Vyhotovuje podklady pro úřad práce při zabezpečování agendy veřejně prospěšných prací a veřejné služby.
• Provádí kontrolu faktur za mobilní služby O2 a předává do hlavní pokladny podklady pro služby O2, které si hradí zaměstnanci sami.
• Kontroluje a likviduje cestovní náhrady zaměstnanců.
• Vypisuje výběrová řízení na obsazení pracovních míst, řídí průběh výběrových řízení a vyhotovuje závěrečnou zprávu o průběhu výběrových řízení na obsazení pracovních míst.
• Připravuje podklady pro zpracování platů zaměstnanců, vyplácení odměn pro členy komisí a výborů.
• Připravuje rozpočet za ORG, Personální oddělení a Sociální fond.
• Vede evidenci školení bezpečnosti práce, školení požární ochrany a školení řidičů.
• Vede evidenci pracovních úrazů.
• Vyhotovuje a eviduje služební průkazy a jmenovky pro zaměstnance ÚMO Plzeň 1.
• Zabezpečuje agendu dle zákona č. 159/2006 Sb. o střetu zájmů, v platném znění, vede údaje veřejných funkcionářů v Centrálním registru oznámení.
• Kontroluje a provádí aktualizace při změnách referenčních údajů orgánu veřejné moci v „Registru práv a povinností“ vedený Ministerstvem vnitra ČR.
• Zpracování platů zaměstnanců, zajišťuje vyplácení odměn pro uvolněné, neuvolněné zastupitele, pro členy komisí RMO 1 a výborů ZMO 1.
• Agenda vyplývající z pracovně-právního a mzdového zajištění zaměstnanců a členů ZMO 1.
• Likvidace nemocenských dávek zaměstnanců a uvolněných členů ZMO 1, evidence nemocenských dávek, zpracovávání výkazy pro Českou správu sociálního zabezpečení a Český statistický úřad.
• Přihlašování, odhlašování zaměstnanců u příslušných zdravotních pojišťoven a okresních správ sociálního zabezpečení.
• Zpracování podkladů pro sestavování rozpočtu mzdových prostředků.
• Sledování čerpání mzdových prostředků.
• Vedení agendy evidenčních listů důchodového zabezpečení.
• Aktualizace organizační struktury v programu SAP.